 Environ 25 collaborateurs |  Audit |  Dépôt, stocks et achats |
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 Programmation Excel |  Documents types |  Procédures et fiches de poste |
AUDIT
ACTIONS
Etat des lieux photo du dépôt
Bilan des références du stock
Repérage et modélisation des processus
RÉSULTATS
Prise de conscience
Formalisation des phénomènes observés
BILAN DE L'AUDIT
ACTIONS
Identification des outils à déployer :
Organisation spatiale du dépôt
Gestion des stocks
Redéfinition et formalisation des processus
Création de programmes Excel adaptés
Création de documents types, procédures et fiches de poste
RÉSULTATS
Objectifs communs
Ordre d'application des outils
PLANS DE DÉPÔT
ACTIONS
Modélisation des volumes à stocker
Conception générale (collaborative)
Proposition de solutions d'aménagements
Modélisation des éléments sur Autocad / Sketchup
RÉSULTATS
Exécution des travaux efficace
Visibilité sur les stocks
Gain de temps dans la recherche des matériaux
GESTION DES STOCKS
ACTIONS
Inventaire des références nécessaires en stock
Définition des quantités à tenir en stock
Définition des stocks de sécurité
Création de fiches de stocks
Mise en place des code-barres
RÉSULTATS
Réduction, voire suppression des ruptures de stock
Visibilité sur les quantités à tenir en stock
PROCESSUS ACHATS
ACTIONS
Re-définition des responsabilités dans le processus achats
Formalisation du processus
Commandes automatisées (code-barre, fichier Excel programmé)
Cumul des achats automatique (VBA Excel)
RÉSULTATS
Contrôle des livraisons facilité
Sérénité des acteurs
5h de conducteur de travaux par semaine transformés en 1h d'assistante administrative
PROGRAMMATION EXCEL
ACTIONS
Programme des achats, avec en automatique :
- Génération des bons de commande
- Enregistrement du bon de commande en PDF
- Génération du mail de commande pour le fournisseur
Programme de gestion des devis
RÉSULTATS
Gain de temps sur le passage des commandes
Contrôle des factures facilité
Visibilité sur les devis
DOCUMENTS TYPES
ACTIONS
Réalisation d'un ensemble de dossiers types communs à tous les chantiers
Rédaction de documents types
Automatisation du remplissage des données
RÉSULTATS
Rangement efficace et centralisation des données pour chaque chantier
Gain de temps : exemple d'un document dont la durée initiale de rédaction de 1 heure a été réduite à 10 minutes.
PROCÉDURES
ACTIONS
Rédaction de procédures des processus définis :
- Présentation claire pour une lecture facile
- Explications complètes de toutes les démarches
- Précision du responsable de chaque étape
RÉSULTATS
Définition claire du rôle de chacun
Remplacement facile en cas d'absence
FICHES DE POSTE
ACTIONS
Rédaction de fiches de poste pour les postes de conducteur de travaux et assistante administrative :
- Explications détaillées des missions de chaque poste
- Description des particularités liées aux fonctionnement de la structure
RÉSULTATS
Définition précise des frontières de responsabilités de chacun
Gain de temps sur la formation en cas de recrutement
Remplacement facilité en cas d'absence