Environ 25 collaborateurs

Environ 25 collaborateurs

Audit

Audit

Dépôt, stocks et achats

Dépôt, stocks et achats

Programmation Excel

Programmation Excel

Documents types

Documents types

Procédures et fiches de poste

Procédures et fiches de poste

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AUDIT

ACTIONS

Etat des lieux photo du dépôt

Bilan des références du stock

Repérage et modélisation des processus

RÉSULTATS

Prise de conscience

Formalisation des phénomènes observés

BILAN DE L'AUDIT

ACTIONS

Identification des outils à déployer :

Organisation spatiale du dépôt

Gestion des stocks

Redéfinition et formalisation des processus

Création de programmes Excel adaptés

Création de documents types, procédures et fiches de poste

RÉSULTATS

 

 

 

 

Objectifs communs

Ordre d'application des outils

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PLANS DE DÉPÔT

ACTIONS

Modélisation des volumes à stocker

Conception générale (collaborative)

Proposition de solutions d'aménagements

Modélisation des éléments sur Autocad / Sketchup

RÉSULTATS

 

Exécution des travaux efficace

Visibilité sur les stocks

Gain de temps dans la recherche des matériaux

GESTION DES STOCKS

ACTIONS

Inventaire des références nécessaires en stock

Définition des quantités à tenir en stock

Définition des stocks de sécurité

Création de fiches de stocks

Mise en place des code-barres

RÉSULTATS

Réduction, voire suppression des ruptures de stock

Visibilité sur les quantités à tenir en stock

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PROCESSUS ACHATS

ACTIONS

Re-définition des responsabilités dans le processus achats

Formalisation du processus

Commandes automatisées (code-barre, fichier Excel programmé)

Cumul des achats automatique (VBA Excel)

RÉSULTATS

 

 

Contrôle des livraisons facilité

Sérénité des acteurs

5h de conducteur de travaux par semaine transformés en 1h d'assistante administrative

PROGRAMMATION EXCEL

ACTIONS

Programme des achats, avec en automatique :

- Génération des bons de commande

- Enregistrement du bon de commande en PDF

- Génération du mail de commande pour le fournisseur

Programme de gestion des devis

RÉSULTATS

 

 

Gain de temps sur le passage des commandes

Contrôle des factures facilité

Visibilité sur les devis

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Classement

DOCUMENTS TYPES

ACTIONS

Réalisation d'un ensemble de dossiers types communs à tous les chantiers

Rédaction de documents types

Automatisation du remplissage des données

RÉSULTATS

Rangement efficace et centralisation des données pour chaque chantier

Gain de temps : exemple d'un document dont la durée initiale de rédaction de 1 heure a été réduite à 10 minutes.

PROCÉDURES

ACTIONS

Rédaction de procédures des processus définis :

- Présentation claire pour une lecture facile

- Explications complètes de toutes les démarches

- Précision du responsable de chaque étape

RÉSULTATS

 

Définition claire du rôle de chacun

Remplacement facile en cas d'absence

Cahiers colorés

FICHES DE POSTE

ACTIONS

Rédaction de fiches de poste pour les postes de conducteur de travaux et assistante administrative :

- Explications détaillées des missions de chaque poste

- Description des particularités liées aux fonctionnement de la structure

RÉSULTATS

 

Définition précise des frontières de responsabilités de chacun

Gain de temps sur la formation en cas de recrutement

Remplacement facilité en cas d'absence