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  • Photo du rédacteurNicolas HEMAIN

Créer un environnement favorable à la productivité

Dans un monde saturé par les distractions, la capacité de se mettre en conditions optimales de productivité devient plus que nécessaire. La définition concrète de nos environnements de travail est un véritable sujet de réflexion, car la valeur émane de la capacité à produire malgré les sollicitations continues.


Qu’est-ce qu’un environnement de travail ?


L’environnement peut se définir par plusieurs facteurs : il s’agit bien sûr du bureau que l’on va choisir, de notre lieu de travail, du PC, des accessoires… Mais le concept est plus large. Un environnement de travail idéal pour un individu dans un contexte précis ne sera pas adapté pour une personne différente exposée aux mêmes conditions. Certains ont besoin de solitude et de calme, d’autres doivent être entourés pour démarrer une quelconque action ; ces caractéristiques sont indiscutables et propres à chacun.


Un facteur à intégrer dans votre réflexion est le temps. À quel moment serez vous au bureau ? À quel moment de la journée suis-je le plus efficace, et pour quel type de tâche ? Comme pour le premier point, chacun ses préférences : aller contre sa nature est contre-productif et peut mener au découragement. Testez et identifiez les moments les plus propices à accomplir chaque type de tâche.


En plus de l’environnement physique et temporel, l’espace informatique est aussi un sujet à ne pas négliger pour qu’il soit un réel assistant et non une source de stress. Plusieurs plateformes orientées gestion de projet comme Trello, Notion ou Monday permettent de visualiser vos données de façon organisée.



La méthode essai / erreur


Créer un environnement de travail revient à réaliser un ensemble de tests qui vous permettront, à terme, d’atteindre une meilleure productivité.


L’environnement qui vous convient aujourd’hui ne fonctionnera plus demain : l’évolution de votre activité, de vos contraintes ou même de vos propres méthodes peuvent amener à repenser régulièrement ces environnements.


Il faut ainsi rentrer dans une logique d’amélioration continue, qui vous permettra de définir le meilleur système par rapport à vos contraintes actuelles.


Dans les démarches scientifiques expérimentales, il est préconisé de ne changer qu’un seul facteur à la fois ; si votre environnement ne vous semble pas propice aujourd’hui, tout reprendre à zéro n’est peut-être pas la solution. Des changements mineurs (ajouter une plante, changer de siège, ajouter un écran) vont peu à peu vous emmener vers un confort de travail et une productivité accrue.


Les conditions environnementales initiales dépendront du type de travail que vous allez réaliser : c’est le sujet de la troisième partie.


Définir plusieurs configurations (Créativité, cœur de métier, administratif / répétitif)


La créativité


La créativité consiste à laisser les idées affluer (sans tri dans un premier temps), puis à organiser ces pensées pour créer une valeur ajoutée. Il est important d’être créatif pour (re)travailler la forme d’un produit/service final, mais aussi dans sa distribution, ou encore dans un processus commercial. Cela permet, quelle que soit l’activité, de s’adapter en continu à son environnement. Elle nécessite donc une sortie du cadre classique de travail. Voici deux exemples d’environnement favorisant la créativité :


- L’option nature : une courte marche dans un bois, en centre-ville ou un moment dans un café peut suffire à régler nombre de vos problèmes et permettent une prise de recul forcée. Penser à prendre de quoi noter pour ne pas perdre ses idées !

- L’option “Salle vide” : Pour écrire chaque jour, Stephen King s’enferme dans son bureau avec du papier et un stylo. Mais il n’a pas obligation de travailler ! Cependant il n’y a que ça à faire. Supprimer toutes les distractions potentielles (téléphone…) met votre cerveau dans des conditions optimales de créativité.


Le cœur de métier


Ce pourquoi vous êtes payé. Faire un bilan comptable, du reporting, une étude de marché ou technique… Vous n’avez pas à être créatif, mais chaque projet comporte ses caractéristiques spécifiques et une concentration élevée est nécessaire.


Pour votre cœur de métier, voici un exemple d’environnement pouvant être mis en place :


- Un bureau avec votre PC, de quoi écrire au brouillon, et rien d’autre. Un espace encombré va inciter votre esprit à divaguer à la première distraction identifiée. Définissez votre besoin en objets, bloquez une plage horaire pendant laquelle vous êtes injoignable et c’est parti.


Certains métiers demandent un suivi continu des sollicitations. Si vous ne pouvez pas supprimer ce flux, visez à le réduire au mieux : vous pouvez par exemple désactiver les notifications pour les mails et ne laisser que les appels. À priori, un retour de mail n’est pas attendu dans les 10 minutes… Vous intégrer prévoir 30 minutes de gestion des mails à la fin de votre session.


L’administratif et les tâches répétitives


Ce que tout le monde adore : une autorisation par-ci, une déclaration par là, la réservation d’un hôtel… Toutes ces mini tâches qui gravitent en permanence autour de nos activités. Même si vous parvenez à en déléguer tout ou partie, il sera difficile de s’en débarrasser intégralement.


Ces tâches chronophages demandent peu de capacités cognitives, ce qui rend l’esprit encore plus ouvert aux distractions que pour votre cœur de métier. Un environnement favorable sera similaire à celui du cœur de métier, avec la nuance suivante : écoutez un fond musical (ou un podcast) pour occuper la partie de votre cerveau tentée de se divertir. Au lieu de combattre contre la diversion, vous la définissez de façon assumée : il n’y a plus qu’à compléter votre checklist !


Garder l’évolution


Dans ce type de démarche, la meilleure configuration n’existe pas. Il est primordial de garder à l’esprit qu’il n’y a pas de ligne d’arrivée. La performance s’atteint à travers la recherche de solutions et l’implantation et / ou la suppression régulière d’éléments de vos environnement.


Votre organisation évolue avec votre développement : vous ne l’améliorez qu’à travers le test, le test, le test.


Organisez vous avec Notion :


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