“Un truc en plus …”
La proposition d’un nouvel outil dans une entreprise entraîne assez naturellement des réticences de la part des collaborateurs : de nouvelles démarches à apprendre, du temps passé à l’utiliser, pour un intérêt qui, finalement, reste opaque pour tout un chacun.
“Ça prend du temps à remplir” : les inquiétudes qui émanent de l’implantation d’un outil comme Notion résident également dans la surcharge à laquelle sont confrontées beaucoup d’entreprises. Seulement voilà ; il s’agit d’une allocation de ressources différente pour, in fine, libérer du temps.
Pertes potentielles
En fonction des entreprises, il est fréquent de constater que la recherche d’informations sur l’activité avoisine les 20% à 50% du temps de travail. Seulement, ces pertes sont complètement indolores : la recherche d’éléments sur un serveur, un retour d’un collaborateur sur l’avancement d’une tâche … Toutes ces frictions rencontrées au jour le jour ne sont pas (ou peu) détectées et souvent sous-estimées.
Identifions ensemble les modes de communication qui entraînent ces pertes de valeur :
Face à face (oral) et téléphone : pas d’écrit et incompréhensions fréquentes.
Mails : écrit, mais stockage chaotique.
Ces modes de communication permettent de traiter bon nombre de sujets, mais la décentralisation des informations constitue un magma de données non organisées qui font plonger les collaborateurs dans une sensation de surmenage.
En prenant en compte ce contexte de surcharge, comment introduire un nouvel outil ?
L’importance de la démarche réside dans l’explication de la notion de perte potentielle aux équipes. Le fait de renseigner une base de données centralisée Notion peut apparaître comme chronophage au premier abord, mais le temps investi par chacun va permettre un gain de temps et d’énergie très conséquent au reste de l’entreprise. Il s’agit d’un investissement.
Prenons un exemple chiffré :
Etat initial : 2h30 par jour sont perdues par chaque membre de vos équipes dans la recherche d’informations.
Mise en place de Notion : Chacun passe 30 minutes par jour à renseigner ses avancées et suivre ses tâches, réduisant la recherche des autres à 30 minutes par jour : une heure par personne de gestion de l’information par jour.
Vous économisez alors 1h30 par jour de temps : plus de 10 jours par collaborateur sur une année…
La bonne formule
La mise en place d’une centralisation de données via Notion demande un état des lieux du besoin. Le logiciel n’est pas “clé en mains” et demande une vraie analyse des flux de votre structure.
Rappelons les objectifs : l’information doit être centralisée au même endroit pour les membres de l’entreprise. Cela signifie que les échanges par mail et téléphone seront fortement réduits.
En fonction de votre activité, il est nécessaire d’identifier quels éléments seront renseignés dans votre base de données :
La personne en charge de la tâche
Le chantier
Le pôle
L’état d’avancement
L’échéance
… et toutes les contraintes propres à votre entreprise.
Voici un exemple pour un conducteur de travaux :
La clarté de la structure et la formation des collaborateurs sont les deux vecteurs les plus importants pour un bon déroulé de la démarche. Plus il est facile pour chacun d’utiliser l’outil et de comprendre son intérêt, plus l’outil sera alimenté et la montée en performance sera très rapide.
Systématiser pour réduire l’investissement
La mise en place d'un logiciel de gestion des données nécessite une discipline de la part de chacun : plus la base sera mise à jour systématiquement, plus l'utilisation sera fluide et efficace.
Avec une implantation bien structurée, Notion est un l’outil de productivité par excellence pour chaque entreprise : la personnalisation, la multitude d’options et le tarif plus qu’accessible en feront l’outil phare de votre organisation.
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