Quelle que soit la taille et l'activité de la structure, les démarches administratives sont aujourd'hui omniprésentes dans l'ensemble des domaines. Sans compter que cela tend à s'alourdir avec le temps avec de nouvelles normes toujours plus exigeantes à respecter…
Qui ne s'est jamais plaint de la trop grande durée passée à réaliser des tâches administratives lourdes ? La gestion de celles-ci peut s'avérer parfois chaotique : les documents sont produits au dernier moment, non signés, non communiqués aux bonnes personnes… Quelles pistes sont envisageables pour remédier à cela ?
La gestion administrative d'une entreprise ne doit pas se construire au fil de l'eau, du moins pas après un certain stade de développement. Les pertes en temps deviennent non négligeables lorsque beaucoup d'acteurs rencontrent des difficultés à comprendre les processus administratifs de l'entreprise.
Par où commencer ? "Oui mais mon secteur c'est pas pareil, on n'a pas deux projets identiques". Cela tombe bien : les projets n'ont pas besoin d'être identiques, mais similaires. L'objectif va être de repérer les trames administratives qui se répètent d'un projet à l'autre, et elles sont bien souvent nombreuses.
Là se trouvent bien souvent les obstacles : on compare un projet, puis deux, puis trois, mais on s'attarde uniquement sur les éléments différents propres à chacun. L'humain sera là pour gérer ces différences entre projet : l'objectif ici est de repérer les 80% de tâches identiques, ce qui représentera un gain de temps énorme.
Durant cette étape d'analyse, il est important de convier tous les acteurs des processus administratifs pour que la base construite soit commune, et ne tombe pas du haut comme une procédure imposée. De plus, un diagnostic réalisé avec l'ensemble des acteurs des projets fera ressortir toutes les incohérences des processus : documents faits en double, documents oubliés régulièrement "ah mais je croyais que tu en étais responsable ?"... Cette première étape est déjà très efficace pour relever et éliminer des dysfonctionnements.
Après l'analyse et le repérage des processus administratifs, il est nécessaire de formaliser chacun de ces processus clairement. Doivent être renseignés : les cheminements des documents, les dates limites, et toute information qui peut sembler importante dans chaque projet.
Cette formalisation doit aussi permettre à chacun de bien comprendre son rôle dans chacun des processus : dans la procédure, il sera nécessaire de renseigner qui doit être au contact de quel document, et dans quelle mesure. Par exemple, pour chaque document, chacun doit savoir si il doit :
- En prendre connaissance
- Le signer
- Le remplir intégralement
- Le demander à un tiers.
Cette base permettra aussi à chacun de demander aux bonnes personnes des renseignements...
Avancer à travers les démarches administratives peut souvent s'apparenter à évoluer dans le brouillard. Si l'on prend du recul et le temps de les analyser pour les formaliser, cela permettra à chacun d'appréhender de façon plus sereine cette facette de leur travail, et de gagner en autonomie car les informations formalisées définissent un fonctionnement commun et adopté par tous.
“L’autonomie est une condition de l’efficacité.”
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