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Les contraintes du métier
Le métier de conducteur de travaux est caractérisé par une charge de travail continue et variée. En fonction des entreprises, la définition du poste peut varier et l’étendue des missions est assez large :
Le passage des commandes
La gestion des équipes internes
Le lien avec les sous-traitants
Les plans d’exécution
Les chiffrages
Les devis
Etc.
Dans une entreprise qui mène plusieurs chantiers de front à différents stades d’avancement, la quantité d’informations devient vite exponentielle pour le poste de conducteur de travaux.
Cette masse d’informations continue peut mener à une perte de productivité pouvant impacter l’avancement des différents projets : le quotidien est rythmé par la gestion de l’urgence et la performance des chantiers peut être fortement réduite.
Dans ce court article, nous allons donner un exemple d’utilisation d’Excel pour construire un outil adapté à vos contraintes.
L’outil Excel
Le marché de la gestion des tâches est submergé par des solutions “clé en main” pour obtenir des tableaux de bords très efficaces. Cependant, un fichier Excel basique et bien construit peut suffire à garder une vision globale sur ses activités afin de prioriser au mieux les actions du quotidien, sans rien oublier…
La première étape à réaliser sera de définir des familles de tâches. En fonction de votre poste de conducteur de travaux, celles-ci peuvent varier. Pour cet exemple, nous allons considérer que le poste consiste à gérer de multiples petits chantiers.
Voici donc les éléments qui devront apparaître dans le suivi des tâches :
Le nom de la tâche
Le nom du chantier
L’avancement de la tâche
L’échéance (optionnel)
Ces éléments seront donc les colonnes qui constituent notre fichier Excel.
Voici donc un exemple de tableau :
Ici, les tâches sont listées de façon désordonnées et la lecture n’est pas idéale. L’intérêt de construire ses données sous forme de tableau permet de jouer ensuite avec les filtres et les tris.
Par exemple, trions les tâches par ordre d’urgence (grâce à la date d’échéance) :
Cette lecture facilite la priorisation des tâches. Un filtre sur la colonne “Avancement” peut permettre de masquer les tâches réalisées, et donc de désencombrer le suivi des tâches. Ainsi, lorsqu’une tâche est réalisée, elle n’apparaît pas sur le suivi mais reste stockée dans le fichier au besoin :
La gestion de plusieurs chantier nécessite la possibilité de se pencher sur un seul projet. Les segments permettent de choisir directement le chantier que vous voulez mettre en évidence :
Beaucoup de variantes sont possibles et l’utilisation d’un outil amène les ajustements : par exemple, il est possible d’insérer des segments pour faire apparaître uniquement les tâches “à faire”, etc.
La construction d’un premier outil, aussi simple soit-il, permet d’initier un mouvement dans votre organisation : la phase de tests est complètement normale et nécessaire au développement d’un bon outil. L’objectif à terme, au-delà de l’aspect “productivité”, réside dans la capacité à avoir une vision d’ensemble et à réduire le stress du quotidien.
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