Cette importance, vous la connaissez : il s'agit là de gagner du temps. Ne quittez cependant pas tout de suite l'article, car les concepts abordés pourraient vous amener à réfléchir sur l'utilisation que vous avez de ces formidables outils que sont ceux de la bureautique...
On m'a raconté récemment l'exemple d'un employé qui, après avoir soigneusement réalisé son calcul avec sa calculatrice, rentrait la valeur dans Excel (oui oui, pour chacune des lignes). Ça vous fait rire ? Sachez que l'on fait tous -moi le premier- des aberrations de cet ordre avec les programmes de bureautique.
Quand bien même cet employé avait sûrement été formé efficacement par un supérieur très bienveillant au célèbre tableur, celui ci ne sait pas (ou refuse d'admettre) que la fonction calcul de ce logiciel est assez intuitive. On peut donc estimer le gain obtenu depuis le passage du papier à l'ordinateur de cet employé assez facilement : zéro minute.
Pire encore : un employé qui se sert d'un logiciel avec lequel il n'est pas familier, mal formé et forcé d'utiliser va le voir comme une contrainte et un obstacle à faire proprement son travail. Il s'agit du principal risque de ne pas mettre ces outils à son service : la formation amène la connaissance, qui elle-même amène la bonne utilisation et un confort certain.
La première étape du processus consiste à détecter ses mauvaises habitudes. Le problème de celles-ci, c'est que lorsqu'elles sont ancrées, il vous sera difficile de vous en défaire pour une fonction qui fait le job dix fois plus vite parce que "au moins comme ça on est sûr que ça marche".
Vous admettrez facilement, cependant, que lorsque l'effort initial d'évoluer vers une méthode plus efficace a été réalisé, on se demande pendant longtemps comment on a pu fonctionner comme avant si longtemps. C'est pourtant ce qu'on fait tous, tous les jours.
Une mauvaise habitude se détecte facilement comme ceci : si ce que vous faites vous semble répétitif, demandez vous si le logiciel ne peut pas le faire à votre place : c'est souvent le cas. La multitude d'options qui ont émergé dans les vingt dernières années ont favorisé la rapidité d'exécution de beaucoup d'actions (je pense notamment aux conceptions automatiques sur PowerPoint, ou encore aux tables des matières dans Word…).
Un exemple simple permettant de mettre la bureautique à son service est la réalisation de documents types. À chaque nouvelle affaire, chaque nouveau chantier, vous sentez la moutarde vous monter au nez pendant que vous cherchez ledit document dans un ancien dossier, afin de remplacer les anciennes données par les nouvelles.
Le temps (ridicule) qu'il vous faudra pour construire un document type "vierge" prêt à remplir de ce document sera récupéré dès la prochaine affaire, et pour toutes les affaires à venir. À vous maintenant d'identifier les rouages de ces logiciels pour les mettre au mieux à votre service.
Ces outils de bureautique sont conçus pour faire gagner du temps à l'utilisateur. Leur évolution étant continue (quoique pas mal stabilisée aujourd'hui), ils regorgent d'options pouvant vous faire gagner du temps dans la rédaction de vos documents, dans vos calculs et présentations. Une fois assimilée, une nouvelle fonctionnalité devient souvent indispensable à son utilisateur.
“Innover, ce n'est pas avoir une nouvelle idée mais arrêter d'avoir une vieille idée.” Edwin Herbert Land
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