Que vous fabriquiez des canapés ou que vous réalisiez des travaux d'électricité, si votre entreprise comporte des unités de production et/ou un dépôt, son espace interne peut être amené à évoluer de façon non maîtrisée au fil des années. Cela arrive notamment lors de hausses d'activité ou de diversification.
En effet, lorsqu'une entreprise se développe (que ce soit en volume ou en type de marché), la concentration se porte sur le service client, la gestion des urgences "nouvelles"... Ce qui est normal. Cependant des problématiques annexes, notamment la gestion de l'espace, émergent en interne. Pourquoi faut-il s'assurer de gérer attentivement ces sujets en parallèle ?
La question de l'optimisation de son espace se pose en général à un stade critique. Le résultat de plusieurs mois, années voire décennies de décisions bancales sur la gestion de l'espace peut apparaître comme insurmontable à changer, ou réorganiser. Heureusement, la prise de conscience et de recul est déjà une première étape très importante du processus.
L'optimisation d'un espace donné est un processus qui révèle toujours des surprises : vous allez retrouver des éléments dont vous n'aviez plus idée depuis des années… Vous retrouverez aussi du stock caché, qui permettra de réaliser des économies sur des projets futurs mais, surtout, vous allez gagner un espace colossal.
Attention cependant : vous aurez envie de garder certains éléments parce que "on ne sait jamais", "ça peut servir". Mon premier conseil, si vous dîtes une de ces phrases, est de les donner / trier / jeter immédiatement. Si cela est trop compliqué, réservez une zone dans laquelle vous les laissez pendant une période comprise entre deux semaines et un mois, pour que la prise de recul se fasse : à la fin de cette période, la décision sera beaucoup plus facile.
Une idée reçue voudrait laisser croire que les entreprises avec de plus gros volumes ont plus de facilité à stocker, grâce à cet excédent de ressources. C'est faux. Plus le volume de base est gros, plus le potentiel d'une grande désorganisation future est élevé. Deux cas se dessinent dans les entreprises aux grands volumes :
- Celles qui organisent dès le début les locaux et ne laissent aucune place au hasard : l'organisation sera donc optimisée au mieux.
- Celles qui atteignent un état de crise de l'espace : le fait que les volumes ne soient pas pleins pendant des années n'a amené personne à réfléchir sur le sujet, mais dès que l'intégralité du volume est (mal) exploitée, il n'y a pas d'autre choix que de réorganiser globalement et de façon fiable et pérenne tout l'espace.
Dans les deux cas, un élément essentiel de toute optimisation d'espace efficace est d'intégrer ces notions au cœur de la culture de l'entreprise. Quand un nouvel arrivant se présente, il ne doit se poser aucune question sur la légitimité de l'organisation de l'espace pour mieux l'adopter et l'utiliser. Cela passe par la mise en place d'une démarche continue, où chacun sait se demander si les éléments sont stockés à des endroits logiques (en fonction de leur fréquence d'utilisation, de leur taille, etc) et réfléchir en permanence sur l'utilisation de l'espace dans lequel il évolue.
Un espace optimisé présente des avantages multiples ; dans des zones industrielles au loyer cher, il est important de rentabiliser au mieux chaque mètre carré de surface louée. L'enjeu économique peut donc être important. Plus indirectement, une clarté dans les esprits de l'entreprise sur son organisation spatiale augmente l'autonomie de chacun quant à l'utilisation de l'espace. À terme, une sérénité générale dans l'entreprise sera développée par les collaborateurs.
“La sérénité, c'est l'absence de doute.” Jean-Michel Wyl