Une entreprise performante dans son domaine est caractérisée d'abord par la qualité du produit ou du service qu'elle propose, mais aussi par des processus internes bien huilés. En effet, une fluidité de ces processus assure une sérénité dans la gestion interne et permet de se consacrer pleinement à la qualité du service fourni.
Pour une entreprise en développement, ces processus ne sont parfois pas définis du tout : le système peut se retrouver grippé et il est très difficile d'en identifier la cause. S'il est primordial de garder une vision globale sur son organisation, il faut parfois savoir creuser la piste des tâches critiques : la mauvaise exécution d'une tâche peut, à terme, enrayer toute la machine.
Si j'ai donné en introduction l'exemple d'une tâche qui serait mal exécutée et deviendrait donc critique, c'est bien souvent un ensemble de tâches plus ou moins bien réalisée qui entraîne des problématiques de fonctionnement (surtout au stade où vous remettez en question votre entreprise).
La présence d'une tâche critique peut être dérangeante, mais n'est pas fatale. C'est l'effet boule de neige que la mauvaise exécution de cette étape engendre dans l'organisation qui devient problématique. La tâche critique n'est que l'origine, et développera pour sûr de nouvelles pathologies.
Une organisation tient sa force dans la facilité qu'ont les collaborateurs qui la composent à communiquer facilement. Parfois, pour simplifier les choses, des personnes vont accepter de réaliser une tâche d'une manière qu'ils savent améliorable, mais cette manière devient ensuite la procédure habituelle, et de plus en plus difficile à remettre en question à chaque exécution.
Les nouveaux arrivants adoptent ensuite cette manière de fonctionner, et sa légitimité devient donc de plus en plus forte.
Prenons l'exemple d'une tâche exécutée 100 fois en une année. Sa durée moyenne d'exécution est de 1 heure. Après avoir analysé la tâche, partiellement automatisé celle-ci, et avoir écris une procédure efficace, sa durée moyenne d'exécution n'est plus que d'un quart d'heure. Vous avez donc économisé 75 heures sur l'année, soit plus de deux semaines de travail ; je vous laisse faire la conversion en taux horaire…
L'exemple ci-dessus représente l'optimisation d'une tâche de petite durée, réalisée sur un seul poste, mais l'économie peut déjà paraître très intéressante pour beaucoup de structures. Imaginons maintenant des démarches plus globales de repérage et optimisations de tâches critiques, et vous vous retrouvez avec des exécutions efficaces, une communication facile et une suppression du travail superflu/réalisé en double. Sans parler du gain économique.
Sans réaliser une démarche globale, il est important de se pencher régulièrement sur la manière dont sont réalisées les tâches, et qui les réalise. Cela permettra de déceler les dysfonctionnements avant qu'ils ne s'ancrent dans les rouages de l'organisation. Des petites améliorations régulières pousseront les collaborateurs à remettre en question leur mode de travail, et à l'améliorer d'eux mêmes.
Lorsque l'on s'intéresse à optimiser son organisation interne, il est probable que les tâches critiques soient déjà nombreuses au sein de sa structure. En première étape, il peut être intéressant de s'attaquer à une démarche que tout le monde sait mal exécutée et de l'optimiser, avant de creuser dans les autres tâches. Cela donnera une dynamique, et les collaborateurs suivront plus facilement.
“Reculez d'un pas et tout s'élargira spontanément.” Proverbe chinois
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